Das Erfassen von Dokumenten und Informationen kann mit sc_Cube auf unterschiedliche Art und Weise erfolgen.

Papierdokumente werden beispielsweise über Multifunktionsgeräte und Scanner digitalisiert. sc_Cube kann dabei auch Barcodeinformationen erfassen. Für digitale Dokumente gibt es mehrere Möglichkeiten der Erfassung. Zum einen können Dokumente vieler Formate einfach per “Drag & Drop” in sc_Cube erfasst werden. Zum anderen lassen sich von Ihnen erstellte und ausgehende Dokumente, z.B. Ausgangsrechnungen aus Ihrem Warenwirtschaftsystem, direkt und digital von sc_Cube abgreifen. sc_Cube bietet darüber hinaus eine Verzeichnisüberwachung, mit der sich Dokumente aus unterschiedlichen digitalen Ordnern automatisch importieren lassen. Auch eingehende und ausgehende Faxe, E-Mails und Audioaufnahmen Ihrer Telefonanlage können von sc_Cube erfasst werden. Weitere Optionen bietet z.B. die Erfassung von Bildern, Plänen, Zeichnungen, Videodateien und handschriftlichen Daten mit dem sc_Cube Pen.

Die Ablage in sc_Cube hat immer mit einer Verschlagwortung, auch “Indexierung” genannt, zu tun.

Dies bedeutet, dass beim Ablegen eines Dokumentes, einer E-Mail oder auch eines Bildes sc_Cube Ihnen die Eingabe entsprechender Indexkriterien ermöglicht. Anhand dieser Information können Sie später jederzeit Ihre Dokumente wiederfinden. Die Indexkriterien werden pro unterschiedlicher Dokumentenart von Ihnen festgelegt und in sc_Cube einmalig für Sie angelegt. Generell unterscheiden wir dabei zwischen einer manuellen und automatischen Ablage in sc_Cube. Bei der manuellen Ablage erfasster Dokumente hilft Ihnen der sc_Cube Indexklick. Sie können Dokumente öffnen, Kriterien markieren und mit Tastendruck in die Indexmaske hinein kopieren. Anschließend wird das Dokument der Archivstruktur zugeordnet. Anhand von Barcodeinformationen, Dateinamen oder mit Hilfe der eigenen Formularerkennung können wiederkehrende Dokumente voll automatisch verschlagwortet und in der sc_Cube Archivstruktur abgelegt werden. Das Besondere: Die Archivstruktur und die Ablagemasken lassen sich individuell nach den Vorstellungen Ihres Unternehmens definieren.

Zu den Besonderheiten der sc_Cube Dokumentenorganisation gehört ebenfalls das schnelle Wiederfinden der Dokumente, was für eine erhebliche Arbeitsbeschleunigung in Ihrer Verwaltung und im Alltagsgeschäft sorgt.

Es stehen unterschiedliche und für jeden Anwender je nach Belieben optional wählbare Suchmöglichkeiten zur Auswahl, die immer zum gleichen Ergebnis führen. Die sc_Cube Indexsuche erlaubt ein Wiederfinden der Dokumente anhand der von Ihnen mitgegebenen Kriterien. Für die Rechnungsabteilung ist es beispielsweise besonders praktisch, die Rechnung mithilfe der Rechnungsnummer, des Lieferantennamens, Zeitraums und/oder Projektnummer zu finden.

Die sogenannte „Hierarchische Suche“ ermöglicht die Suche über einen virtuellen Verzeichnisbaum.

Auf diese Weise lassen sich die Suchergebnisse weiter einschränken und verfeinern. Die Volltextsuche eignet sich für das Wiederfinden von Dokumenten über Textbestandteile. Schließlich lassen sich die Index- und die Volltextsuche auch kombinieren. Nutzer können in wenigen Schritten sowohl die Filter als auch die Suchkombinationen individuell gestalten. sc_Cube bietet Ihnen eine rechts- und revisionskonforme Arbeitsweise und lässt sich nach Wunsch auch mit klassischen Datenspeichersystemen zwecks Langzeitarchivierung kombinieren.