Auch im Fahrzeughandel, beispielsweise in Autohäusern, spielen Dokumente unterschiedlicher Art eine wichtige Rolle. Die Dokumentationspflicht in dieser Branche ist mit einem hohen Verwaltungsaufwand verbunden und stellt Autohäuser jeder Unternehmensgröße und Marke täglich vor große Herausforderungen. Es existieren meist enorm viel Papier und noch mehr Ordner im Papierarchiv. Der Speicherplatz ist teuer und wird jeden Tag weniger. Die manuelle und händische Sortierung und teilweise Umsortierung ist zeit- und kostenintensiv.
Zeit, die Sie eigentlich für Ihren Kundenservice und Fahrzeugvertrieb brauchen, wird Ihnen häufig durch lästige Verwaltungsaufgaben und papierintensive Arbeitsprozesse geraubt. Im harten Wettbewerb hängt auch hier der Erfolg eines Unternehmens von kosten-günstigen und flexiblen Geschäftsprozessen sowie einem starken Kundenservice ab.
Die Branche fordert eine kostengünstige Archiv- und DMS-Lösung mit einer schnellen und einfachen Scanmöglichkeit sowie einer damit verbundene möglichst automatisch, strukturierten Ablage. Alltäglich im Kundenservice, in der Verwaltung oder im Haftungs- und Nachweisfall müssen wichtige Dokumente sofort auffindbar sein. Bei Papierdokumenten ist dies häufig nicht möglich.
sc_Cube kann heute für Autohäuser, Werkstätten und den Fahrzeughandel die komplette Dokumentenverwaltung steuern. Werkstattberichte, Fahrzeugbriefe, Prüfprotokolle und sonstige Nachweise werden lediglich eingescannt und sc_Cube legt die Dokumente in die richtige, digitale Fahrzeugakte ab. Angebote, Personalausweis, Leasing- oder Kaufverträge, Gehaltsnachweise und andere Kundendokumente werden nach dem Einscannen von sc_Cube meist automatisch in die entsprechende Kundenakte sortiert. sc_Cube bietet dabei eine genial simpel zu bedienende Aufteilung nach Kundenakte und Fahrzeugakte. Kundendokumente landen zuverlässig in der Kundenakte und Fahrzeugdokumente in der Fahrzeugakte. Fahrzeugakten sind immer einer Kundenakte angehängt. Der Kundenakte wiederum können mehrere Fahrzeugakten angehängt werden.
Wird ein Fahrzeug z.B. nach Ende eines Leasingvertrages von einem Kunde A zurückgegeben und dann an einen Kunde B weiterverkauft, so kann man in sc_Cube die Fahrzeugakte einfach von Kunde A an Kunde B verschieben. sc_Cube vermerkt diese Umsortierung in einem Logbuch als Fahrzeughistorie zu einem Fahrzeug und Kunden-historie zu einer Kundenakte. Alle Fahrzeugdokumente bleiben in der Fahrzeugakte. Die Dokumente zu Kunde A finden sich nach wie vor in der Kundenakte A sowie natürlich die Dokumente zum neuen Kunde B in der Kundenakte B. Das Prinzip: Finden ohne langes Suchen – auch wenn das Fahrzeug den Besitzer gewechselt hat. Gerade im Verwaltungsalltag eines Autohauses und im Kundengespräch spart sc_Cube wertvolle Zeit.
Eingangsrechnungen, Lieferscheine und sonstige Dokumente werden ebenfalls eingescannt. Eingangsrechnungen sind dann z.B. jederzeit zum Lieferanten verfügbar und sc_Cube überwacht zusätzlich, wenn gewünscht, noch automatisch Ihre Skontofristen. Alle Berichte und Nachweise sind im Alltag, im Schadensfall oder einem Rechtsstreit sofort auffindbar. Das System hilft also dabei, Unternehmensprozesse im Fahrzeughandel zu optimieren und durch die Beschleunigung sowohl Zeit als auch Kosten zu sparen.
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